Je zzp-administratie piekfijn in orde.
Met behulp van de Wezp-app kan je een overzichtelijke administratie bijhouden en bewaren. Als ondernemer ben je dat wettelijk verplicht. Met behulp van het ‘bakjes-systeem’ heb je alles zo bij de hand en piekfijn in orde.
Je administratie doen. Dat betekent structuur brengen in alle gegevens die te maken hebben met je bedrijf. Als je werkt met Wezp zal je zien dat je je die orde snel eigen maakt.
Je kunt naast je bonnen en facturen namelijk ook al je belangrijke documenten in Wezp zetten. In de app wordt alles 7 jaar bewaard, dat is de voorgeschreven termijn. Zo hebben jij en Wezp altijd alles bij de hand, nu en straks.
Denk aan: jaaropgaven, leenovereenkomsten, leasecontracten, voorlopige teruggaven, voorlopige aanslagen inkomstenbelasting, aanslag inkomstenbelasting vorig jaar, (voorlopige) aanslagen van huurtoeslag, zorgtoeslag en kinderopvangtoeslag etc.
Je kunt deze documenten uploaden via app.wezp.nl of per document mailen naar inbox@wezp.nl
De vijf onderdelen van je administratie
In Wezp zie je de vijf onderdelen van je administratie terug: inkomsten, uitgaven, bank, belasting en documenten. De meeste Wezpers hanteren deze ‘5 bakjes’-indeling ook op hun computer. Het is het handigst als je folders dezelfde namen hebben als de categoriëen in Wezp, dan raak je niet in de war. Stel dat er nu een nieuwe mail binnenkomt die je wilt bewaren, dan kan je deze direct in het juiste mapje plaatsen.
Als je begint als zzp’er kunnen we samen je administratie opzetten. Op die manier weet je zeker dat alle onderdelen aanwezig zijn, en heb je een voorbeeld van wat je moet bijhouden.
Inkomsten
Je verdiensten uit arbeid, onderneming of vermogen
Inkomsten uit levering aan bedrijven
Verkoopfacturen
Dit betreft alle uitgaande facturen, oftewel de verkoopfacturen die je naar klanten stuurt.
Iedere factuur moet een uniek factuurnummer krijgen. Zorg voor een doorlopende nummering, zodat er geen gaten vallen en je iedere nota snel terugvindt in je administratie.
Inkomsten uit levering aan particulieren
Bij directe levering aan een particulier ben je niet verplicht om een factuur uit te reiken. Vaak zal de betaling via een pinbetaling of betaalverzoek plaatsvinden. De (kassa)bon is dan het betaalbewijs.
Verkoopoverzicht
Ben je dus bijvoorbeeld schoonheidsspecialist, taxi-chauffeur of verkoop je online, dan upload je maandelijks een overzicht van je transacties naar Wezp. Meestal is dit een excel-sheet of een uitdraai van een app, of van het betaalsysteem van je webshop.
Een voorbeeld van zo’n overzicht kan je hier downloaden.
Overige inkomsten
Inkomsten uit vermogen, aandelen of onroerend goed.
Zie ook
Bank
Alles van je zakelijke bankrekening
Je kunt nu je bank koppelen met de app, en Wezp boekt vanaf daar alle bonnen in voor je. Het bewaren van de wekelijkse bankafschriften van je zakelijke rekening is verleden tijd.
Het is verstandig om per kwartaal een overzicht van je zakelijke banktransacties te uit je bankomgeving te downloaden en voor je eigen administratie te bewaren, als routine. Deze csv-files zijn meestal nog wel één of twee jaar te downloaden, maar niet zeven jaar.
Zie ook
Uitgaven
Zakelijke kosten, inhuur, inkoop, alles wat jij uitgeeft om te ondernemen.
In deze map bewaar je alle (kassa)bonnetjes en alle inkomende facturen totdat je ze hebt geupload naar Wezp.
Zie ook
Belasting
Btw, aanslagen en aangiften
Alle communicatie met de Belastingdienst, dus mails, brieven, aanslagen en aangiftes bewaar je in deze map. In de wezp-app bewaar je deze communicatie in de folder documenten/Aangiften en aanslagen.
Documenten
Contracten, rittenadministratie, urenregistratie, communicatie…
In Wezp hebben we de volgende onderverdeling gemaakt, subcategorieën in de map ‘documenten’:
Loon en inkomen
Als je nog een baan ernaast hebt heeft Wezp het jaaroverzicht van je werkgever nodig om de jaarrekening te kunnen doen.
Sparen en beleggen
Het jaaroverzicht van je zakelijke spaar- en beleggingsrekening(en) plaats je hier.
Huis en hypotheek
Contracten en communicatie mbt je eigen huis en of werkruimte graag in deze map.
AOV en aftrekbare kosten
Map voor je arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Aangiften en aanslagen
Aangiften en aanslagen van de Belastingdienst. Als Wezp een aangifte voor je heeft gedaan wordt een kopie hiervan automatisch ook in deze map geplaatst.
Jaarrekening en KM/Urenregistratie
Map voor de Jaarrekening, de kilometerregistratie (per kwartaal), evt. urenregistratie en of agenda.
Urenregistratie
Het bijhouden van je uren is belangrijk. Om aanspraak te maken op de zelfstandigen- en startersaftrek moet je voldoen aan het zogenaamde ‘urencriterium’. Dit komt er op neer dat je moet kunnen bewijzen dat je zo’n 3 dagen in de week aan je onderneming besteedt. Het gaat hierbij gelukkig niet alleen om de -sec- declarabele uren. De tijd die je bezig bent met bijvoorbeeld acquisitie, research, je website, cursussen en zakelijke telefoontjes telt ook mee. Let op dat als je ook je zakelijke kilometers bijhoudt, deze administratie overeenkomt met de afspraken in je agenda.
Verzekeringen en DGA-overeenkomsten
Afschriften van verzekeringspolissen en overeenkomsten betreffende je bv.
Jaaroverzichten Bank
Mapje voor jaaroverzichten van de bank.
Overige documenten
Relatiebeheer
In een gemiddelde onderneming gaan heel wat mailtjes en brieven over en weer tussen jou en je klanten, prospects, leveranciers, financiële instellingen en andere betrokkenen. Het is handig om deze correspondentie te bewaren. Dit kun je bijvoorbeeld doen met een CRM-pakket.
Zie ook
