Wat doen zzp boekhouders eigenlijk?

Boekhouden begint met het boeken van je bonnetjes en facturen. Dit is ook de basis voor je btw-aangifte. Het is belangrijk dat de bonnetjes en facturen correct geboekt worden en je administratie zo compleet mogelijk is.

Met de Wezp-app willen we je het zo makkelijk mogelijk maken om je administratie te doen. De software herkent automatisch de tekst op je bon, onze boekhouders checken het resultaat en verwerken de bon in je administratie.

De app (applicatie) kan je vinden via je browser op je computer, tablet of telefoon (app.wezp.nl), en als downloadable app op je smartphone. Het uploaden van je bonnen naar de Wezp-app kan op verschillende manieren. De uitleg vind je hier.

Na het uploaden van je bonnetje

Als je bonnetje door de computer uitgelezen is zie je in app.wezp.nl een klokje. Als het ook gecontroleerd is door onze medewerkers zie je een groen vinkje. Is er iets mis en staat er een klokje? Wacht dan rustig af want dit wordt nog gecorrigeerd. Het duurt gemiddeld ongeveer 2 à 3 werkdagen voordat ook dat is gedaan.

Liefst wekelijks Wezpen

Voor ons én voor jou is het ’t lekkerst als je elke week je bonnen en facturen inlevert. Dan raak jij niets kwijt en kunnen wij lekker doorwerken zonder dat we last hebben van een enorme stress-piek in de btw-maand, wanneer veel ondernemers hun boekhouder ondersneeuwen met de last-minute-bonnetjes van het afgelopen kwartaal.

Wezp boekt je bank 2 tot 4 keer per jaar. Door het boeken van de bank krijgen we inzicht welke facturen nog betaald moeten worden en wordt gecontroleerd of je administratie compleet is.

We linken de betalingen op je bank aan de bonnetjes en facturen die je in Wezp hebt gezet. Mist er een bon, is een factuur niet betaald, of is er wel een bon maar juist geen betaling, dan krijg je een seintje.

Er zijn ook kosten zoals bankkosten, verzekeringen, wegenbelasting en dergelijke. Die kosten hebben vaak geen factuur. Wezp boekt deze rechtstreeks vanuit je zakelijke bankrekening.

Bank koppelen

Om je bankgegevens elk kwartaal te verwerken heeft Wezp een bankkoppeling nodig.

Bankier je bij een van de grootbanken dan kun je je bankrekening koppelen aan het platform van Wezp (link naar uitleg) via een zogenaamde PSD2 aankoppeling. Wezp krijgt dan toegang tot je bankgegevens (alleen lezen) zodat we de benodigde bankgegevens op kunnen halen. De koppeling is drie maanden geldig. Je wordt dus elke 3 maanden gevraagd de leestoegang opnieuw autoriseren.

Bankier je bij Knab of Triodos dan werkt de PSD2 koppeling helaas nog niet vlekkeloos. In dit geval krijg je een verzoek om een zogenaamd MT940-bestand te downloaden bij je bank en dit te mailen naar service@wezp.nl.

Email met aandachtspunten

Nadat Wezp je bankgegevens verwerkt heeft krijg je een e-mailtje met eventuele vragen en aandachtspunten van je boekhouder. De betalingen die Wezp niet kon verwerken omdat het bonnetje mist, het een privé betaling was etc zie je terug in app.wezp.nl onder banktransacties. Hier kun je ook aangeven als je bijvoorbeeld het bonnetje kwijt bent of een privébetaling hebt gedaan van je zakelijke rekening.

Het belangrijk dat je nadat je een berichtje hebt gehad de banktransacties controleert en bekijkt waarom bonnetjes en facturen missen. Hoe minder er ontbreekt hoe minder gedoe je in een later stadium hebt.

Onze software kan de meeste betalingen automatisch koppelen, als je alle bonnetjes en facturen hebt aangeleverd en zakelijk en privé netjes hebt gescheiden. Dit een voorwaarde voor onze dienstverlening en tarieven, want doe je dan niet dan wordt het ineens enorm veel handwerk voor je boekhouder. En dat willen we niet 🙂

Actuele cijfers

Door regelmatig de bank te verwerken zorgen we dat je snel over actuele cijfers kunt beschikken. Dat komt van pas als je bijvoorbeeld een financiering, een lening of een hypotheek wilt afsluiten. Of als de verhuurder van dat prachtige huurhuis dat je op het oog hebt graag eerst even je omzetcijfers wil zien.

De btw-aangifte (omzetbelasting): de meeste zzp’ers krijgen ermee te maken. Btw-aangifte doen is in principe niet ingewikkeld; met behulp van de Wezp-app kan je het zelf doen. Meestal zetten we de aangifte echter voor je klaar en doen we de aangifte na jouw toestemming.

Btw staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’. Dit is de belasting die je betaalt over de gemaakte omzet. Hoe vaak je precies aangifte moet doen, staat in het bericht dat je ontvangt van de Belastingdienst na jouw inschrijving bij de KvK. In de meeste gevallen doen ondernemers per kwartaal aangifte voor de btw. Afhankelijk van de soorten producten of diensten kunnen meerdere btw-tarieven van toepassing zijn: 0%, 9% of 21%.

Deadline kwartaalaangifte btw:
15 April, 15 Juli, 15 Oktober, 15 Januari

Wezp doet aangifte voor je in de maanden April, Juli, Oktober en Januari over het voorgaande kwartaal. We gaan er van uit dat je op de 15de van die maand alle bonnen en facturen hebt ingeleverd. Wezp heeft dan nog 2 weken om voor al onze klanten de aangiften in orde te maken. Ben je onverhoopt later dan de 15de klaar, dan sluit je weer achteraan aan, met kans op een boete van de Fiscus. Maar, wees gerust, voor het zover is hebben we je wel een paar mailtjes gestuurd.

Verleggingsregeling

Werk je in de bouw of constructie, dan kan het zijn dat je afnemer de btw aangeeft en betaalt, niet jij. Je past dan de verleggingsregeling toe. Deze regeling is onder andere voor aannemers en onderaannemers van toepassing.

Niet btw-plichtig

Sommige ondernemers zijn niet btw-plichtig. Dit hangt af van het type werkzaamheden of het beroep dat je uitoefent. In het onderwijs of in de zorg bijvoorbeeld ben je over het algemeen btw-vrijgesteld. Ook ondernemers die gebruik maken van de KOR-regeling hoeven geen btw te betalen.

Btw betalen

Sommige Wezpers vergeten het nog wel eens, als je btw-aangifte voor je is gedaan en de aangifte is verstuurd naar de Belastingdienst… betalen! Soms krijg je wat terug, maar meestal betekent het doen van aangifte: betalen. Helaas, wij doen het niet voor je, en nee, het zit niet bij de prijs in (serieus, er zijn mensen die dat denken). Wees op tijd, want de boetes kunnen aardig oplopen.

Je moet de BTW zelf vóór het eind van de maand betalen naar het rekeningnummer van de Belastingdienst (NL86INGB0002445588). Het betalingskenmerk vind je op de btw-aangifte. Je kunt de aangifte terug vinden in Wezp bij documenten/aangiften & aanslagen.

Elk jaar stelt Wezp een jaarrekening op voor je bedrijf. Deze jaarrekening wordt vervolgens doorgegeven aan de Belastingdienst in de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers.

Om de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers goed op te kunnen stellen is veel kennis nodig. Het kost ook relatief veel tijd: ongeveer een halve dag per klant. Als alle informatie compleet is, tenminste. Want het kost nog wel eens wat moeite om alle benodigde gegevens boven tafel te krijgen.

Eerst je dossier compleet

Om je eindejaars-dossier compleet te krijgen stuurt Wezp je een interactieve vragenlijst en een machtiging om de vooringevulde aangifte bij de Belastingdienst op te halen. Vervolgens doen we een check waarbij we controleren of alle gegevens (evt van de vorige boekhouder) bekend zijn, de btw-aangiften compleet zijn, etcetera.

Uitstel

Normaal gesproken moet je IB-aangifte voor 30 April binnen zijn. Maar aangezien Wezp honderden aangiften moet klaarmaken is het onmogelijk al deze aangiften tijdig klaar te hebben. We vragen daarom standaard voor alle klanten uitstel aan en verdelen de aangiften over het jaar.

We hanteren daarbij het principe dat klanten die als eerste hun gegevens aanleveren ook als eerste de aangifte krijgen. Soms heb je echter een aangifte en/of jaarrekening nodig voor een hypotheek, huurwoning of andere belangrijke aanvraag. In dat geval kunnen we een uitzondering maken en ervoor zorgen dat je je jaarrekening en aangifte Ib binnen twee weken ontvangt. Let wel: twee weken nadat we alle gegevens van je hebben ontvangen, niet twee weken na het verzoek (ja, we kennen onze pappenheimers 🙂).

Aandachtspunten

• Je ontvangt een interactief formulier van Wezp waarin we je een aantal vragen stellen over je persoonlijke situatie. Vul dit zorgvuldig in.
• Je ontvangt een brief van de belastingdienst zodat we je bij de belastingdienst bekende gegevens op kunnen halen. Op deze brief staan 2 QR codes. Mail de gehele laatste pagina met de QR-code en de machtigingscode naar service@wezp.nl of zet hem in de app.
• Het kost ontzettend veel tijd om alle vragen ‘wanneer wordt mijn aangifte gedaan’ te beantwoorden. Heb je haast, en een goede reden? Laat het ons weten. Heb je geen haast? Dankjewel voor je geduld. Je komt vanzelf aan de beurt.
• Heb je een fiscaal partner die geen bedrijf heeft? Dan doen we zijn of haar aangifte tegelijk met die van jou, gratis. Van je partner heeft Wezp dan de voor-ingevulde aangifte nodig.